Dónde y quién debe guardar el libro de mantenimiento de incendios. El titular de la instalación y la empresa mantenedora comparten la responsabilidad documental.
La documentación relativa al mantenimiento de las instalaciones de protección contra incendios no debe quedar únicamente en manos de la empresa que realiza las revisiones. El titular o usuario de la instalación también debe conservar las actas y justificantes correspondientes, de forma que pueda acreditar las actuaciones realizadas cuando sea necesario.
El Real Decreto 513/2017, por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RIPCI), establece obligaciones concretas sobre la conservación de esta documentación. El objetivo es que exista un historial identificable de las operaciones realizadas, sus resultados y las posibles incidencias detectadas.
¿Qué se entiende por libro de mantenimiento de incendios?
Aunque la expresión «libro de mantenimiento» se utiliza habitualmente para referirse al archivo documental de una instalación, el RIPCI contempla diferentes documentos que acreditan las operaciones efectuadas. Actas, certificados, listas de comprobación e informes técnicos pueden formar parte de ese expediente.
La documentación debe permitir conocer qué elementos han sido revisados, cuándo se realizaron las operaciones y cuál fue su resultado. También debe facilitar la identificación individual de los productos y sistemas sometidos a mantenimiento.
El expediente puede incluir información relativa a detección y alarma, abastecimiento de agua, bocas de incendio equipadas, hidrantes, sistemas fijos de extinción, control de humos y calor, señalización luminiscente y otros elementos sujetos al reglamento.
El titular debe conservar su propia documentación
Una de las cuestiones que más dudas genera es quién debe custodiar físicamente los documentos una vez finalizada una revisión. La respuesta no se limita a la empresa mantenedora. El titular o usuario debe disponer de la constancia documental correspondiente a las operaciones realizadas en su instalación.
Esto afecta a establecimientos comerciales, industrias, comunidades de propietarios, locales de hostelería, almacenes y cualquier otro emplazamiento incluido en el ámbito de aplicación del RIPCI.
Guardar estos documentos en el propio establecimiento o en un archivo corporativo permite localizar rápidamente las revisiones anteriores y comprobar la evolución de las instalaciones. Además, evita que un cambio de proveedor provoque la pérdida del historial acumulado.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las actas?
El periodo mínimo establecido por el RIPCI es de cinco años para la documentación contemplada en sus obligaciones de mantenimiento. Tanto el titular como la empresa que haya realizado las operaciones deben conservar la constancia documental correspondiente durante ese periodo.
Las actas de mantenimiento deben permanecer disponibles para los servicios competentes en materia de industria de la comunidad autónoma. Por ello, no resulta suficiente con haber realizado físicamente una revisión si posteriormente no puede acreditarse mediante la documentación correspondiente.
El plazo de cinco años debe entenderse como un mínimo reglamentario. Mantener durante más tiempo un historial organizado puede resultar útil cuando existen intervenciones sucesivas, sustituciones de equipos o modificaciones de las instalaciones.
¿Qué información debe aparecer en el expediente?
Un archivo correctamente organizado debe permitir reconstruir la trayectoria de mantenimiento de la instalación. Entre los datos que pueden figurar se encuentran la identificación del titular, la dirección de la instalación, la empresa mantenedora, las fechas de las actuaciones y los elementos sometidos a revisión.
Para cada producto o sistema deben quedar identificados aspectos como el tipo, la marca, el modelo y un elemento que permita su identificación individual, además de las operaciones efectuadas y el resultado obtenido.
Cuando se detectan anomalías, la documentación debe recoger también las incidencias y las actuaciones propuestas. De esta manera, el expediente no se limita a demostrar que hubo una visita técnica, sino que aporta información sobre el estado de los equipos y las medidas adoptadas ante las deficiencias encontradas.
El papel de los equipos portátiles dentro del historial
Los equipos portátiles también generan información que debe quedar correctamente registrada. Un extintor sometido a mantenimiento forma parte del conjunto de elementos que deben poder identificarse dentro de la documentación de la instalación, junto con las operaciones efectuadas sobre él.
La trazabilidad permite relacionar cada equipo con sus revisiones, sustituciones o intervenciones. Por esta razón, conservar únicamente una etiqueta colocada sobre el aparato no equivale a disponer de todo el expediente documental exigido por la reglamentación.
¿Qué ocurre cuando intervienen varias empresas?
El cambio de empresa mantenedora no borra las actuaciones realizadas anteriormente. La documentación correspondiente a los periodos anteriores debe permanecer bajo custodia del titular dentro del plazo aplicable, aunque posteriormente se contrate a otro proveedor.
Los extintores y el resto de elementos revisados por una nueva empresa comenzarán a generar nuevas actas y registros, pero los documentos anteriores continúan formando parte del historial de la instalación.
Esta separación resulta especialmente relevante cuando una empresa deja de prestar servicio. El titular debe mantener organizada la documentación de las distintas etapas para que el expediente no dependa del sistema de archivo utilizado por un único proveedor.
La empresa mantenedora también tiene obligaciones
La responsabilidad documental no termina en el establecimiento. La empresa mantenedora debe conservar durante el periodo establecido la documentación justificativa de las operaciones de reparación y mantenimiento que haya realizado.
Asimismo, debe emitir la documentación correspondiente a los trabajos efectuados, incluyendo la información necesaria para identificar los equipos y sistemas revisados y los resultados obtenidos. Cuando existan deficiencias que afecten al funcionamiento, estas circunstancias deben quedar reflejadas y comunicadas al titular.
De esta forma, las obligaciones de ambas partes son complementarias: el titular conserva el historial de su instalación y la empresa mantenedora mantiene la documentación derivada de sus propias actuaciones.
Sistemas y equipos que deben quedar identificados
El expediente documental debe abarcar los elementos existentes que estén sujetos al RIPCI. Los sistemas PCI pueden comprender diferentes soluciones destinadas a detectar, alertar, controlar o combatir un incendio, por lo que su identificación debe realizarse de forma individualizada y ordenada.
En función de las características del establecimiento, pueden existir sistemas de detección y alarma, abastecimiento de agua, BIE, hidrantes, extinción automática, control de humos o señalización. Cada uno genera unas operaciones de mantenimiento determinadas y debe quedar correctamente reflejado en los registros correspondientes.
La organización por categorías facilita localizar certificados, actas e informes cuando se necesita comprobar una actuación concreta.
¿Quién debe firmar las actas de mantenimiento?
Las actas constituyen una pieza esencial del expediente porque acreditan las operaciones realizadas. Cuando el mantenimiento lo ejecuta una empresa habilitada, la documentación debe contar con las firmas correspondientes de la empresa mantenedora y el representante de la propiedad de la instalación, conforme a las condiciones previstas por el RIPCI.
La firma permite dejar constancia de que la actuación ha sido documentada y vinculada a una instalación concreta. También ayuda a evitar confusiones cuando una misma empresa presta servicio en diferentes establecimientos.
¿Puede guardarse el libro en formato digital?
La documentación puede organizarse mediante sistemas digitales siempre que se garantice su conservación, identificación y disponibilidad. Para el titular puede resultar práctico crear una estructura por años y por tipos de documento, separando actas, certificados, informes, reparaciones e incidencias.
Un archivo electrónico correctamente gestionado permite recuperar con rapidez una revisión determinada y mantener reunidos documentos generados durante varios años. Además, facilita la continuidad documental cuando cambia el responsable del establecimiento o la empresa encargada del mantenimiento.
Lo esencial es que los documentos puedan conservarse y ponerse a disposición de los servicios competentes cuando corresponda.
¿Qué debe hacer el titular después de cada revisión?
Tras cada actuación resulta conveniente comprobar que la documentación correspondiente ha sido entregada y archivada. El expediente debería incorporar el acta de mantenimiento y, cuando proceda, certificados, listas de comprobación, informes de deficiencias y justificantes de las reparaciones realizadas.
También es recomendable mantener una clasificación cronológica que permita localizar rápidamente la última revisión y consultar las anteriores. Un archivo ordenado evita depender de comunicaciones antiguas o de documentos dispersos entre diferentes departamentos o proveedores.
Esta gestión adquiere especial relevancia cuando existen varios sistemas instalados o cuando el inmueble ha experimentado reformas, ampliaciones o sustituciones de equipos.
Un archivo propio evita perder el historial de la instalación
La custodia del libro de mantenimiento no debe entenderse como una tarea exclusiva de quien realiza las revisiones. El titular necesita conservar un expediente propio, actualizado y accesible, mientras que la empresa mantenedora debe guardar la documentación derivada de los trabajos que ejecuta.
Contar con actas, certificados, informes y registros correctamente identificados permite acreditar las operaciones efectuadas y mantener una trazabilidad documental durante los años establecidos por la normativa. La organización del archivo, ya sea físico o digital, resulta determinante para localizar la información cuando sea requerida.
La documentación de mantenimiento forma así una parte esencial de la gestión reglamentaria de cualquier instalación sujeta al RIPCI y debe permanecer disponible durante el periodo que establece la normativa.
