Documentar bien es parte del servicio
En el mundo de la protección contra incendios, la instalación física es solo una parte del trabajo. Lo que diferencia a un instalador profesional de uno improvisado es la documentación que entrega al finalizar. Esa documentación es la que le permite al cliente estar tranquilo, cumplir con la normativa y tener la certeza de que, en caso de incidente, todo está en orden. No entregar los documentos adecuados puede costarle caro tanto al cliente como al instalador.
¿Qué documentos necesita el cliente?
El cliente necesita saber que su instalación no solo está hecha, sino que está bien hecha. Esto incluye: memoria técnica, planos de instalación, certificado de ejecución, garantías, manuales de usuario, acta de puesta en marcha y el plan de mantenimiento. Cada uno tiene una función específica que protege a ambas partes.
Certificación de instalación del sistema automático
Cuando hablamos de un sistema extinción automática campanas extractoras, la certificación de instalación se vuelve aún más importante. Este documento no es solo un formalismo: es la prueba de que el sistema ha sido instalado conforme a los requisitos técnicos, que ha sido probado correctamente y que está listo para su funcionamiento inmediato. Sin él, la instalación puede quedar en entredicho ante cualquier inspección.
Normativa aplicable y respaldo legal
Un aspecto que muchos clientes desconocen es la existencia de normativas específicas sobre sus cocinas. Por eso, conviene adjuntar un resumen o guía de la normativa campanas extractoras cocinas industriales para que el cliente entienda por qué el sistema se ha configurado así y qué debe mantener para estar siempre dentro de la legalidad.
Declaración de conformidad del sistema instalado
La normativa extinción campanas de cocina exige la entrega de una declaración de conformidad, firmada por el técnico responsable. Este documento acredita que el sistema ha sido instalado siguiendo los criterios técnicos y legales exigidos. Es clave para cualquier tipo de inspección, auditoría o renovación de licencias.
Pruebas funcionales del sistema
Es vital realizar pruebas reales (o simuladas) del sistema y dejar constancia de ello. Se recomienda entregar un acta de pruebas funcionales, donde se detallen los ensayos realizados: disparo del sistema, activación de sensores, presión y respuesta de los componentes. Este informe sirve como respaldo en caso de malentendidos o reclamaciones posteriores.
Programa de mantenimiento entregado al cliente
Un sistema de extinción debe mantenerse para seguir siendo efectivo. Por eso, es fundamental entregar un programa de mantenimiento, que incluya periodicidad de revisiones, aspectos a revisar, limpiezas preventivas y señales de posibles averías. Si el cliente no dispone de esta información, el riesgo de fallo se multiplica.
Trámite de registro de la instalación
En algunos casos, especialmente en locales abiertos al público o actividades alimentarias, es obligatorio registrar la instalación en un organismo competente. Si ese trámite lo realiza la empresa instaladora, debe entregar el justificante. Si no lo hace, al menos debe indicar por escrito cómo y dónde debe gestionarlo el cliente.
Señalización, etiquetas y visibilidad
Los elementos visibles también forman parte de la documentación. Es decir, deben colocarse etiquetas con instrucciones de uso, fecha de instalación y contacto del técnico. Estas etiquetas cumplen una función práctica y legal, ya que suelen ser revisadas durante inspecciones o controles de seguridad.
Fichas técnicas y homologaciones de materiales
Otro componente importante que debe entregarse es la documentación técnica de los materiales utilizados: fichas técnicas, certificados de homologación, origen del fabricante, etc. Este tipo de información es imprescindible para auditorías o para clientes que trabajen con normas ISO o protocolos internos exigentes.
Comunicación sobre modificaciones futuras
Es recomendable advertir al cliente, por escrito, que cualquier modificación en el entorno del sistema (como la incorporación de nuevas máquinas o la redistribución del espacio) debe ser evaluada por un técnico, ya que puede comprometer la efectividad del sistema. Esta cláusula es fundamental para evitar problemas de responsabilidad.
Entrega en doble formato: papel y digital
Una buena práctica es entregar toda la documentación en papel y, al mismo tiempo, en formato digital. El cliente podrá así conservar una copia física en su establecimiento y otra versión para archivo electrónico, muy útil para trámites o consultas futuras.
Tus documentos también apagan incendios
Una instalación bien documentada salva problemas, evita sanciones y, en caso de emergencia, puede marcar la diferencia entre una respuesta rápida o un caos legal. Como empresa instaladora, tu responsabilidad no termina con el montaje; va mucho más allá, hasta el último papel. La documentación que entregas no es solo información: es tranquilidad, legalidad y profesionalismo.
